Datenschutz für Bewerber und weitere Informationen

I. Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung soll Ihnen transparent zeigen, wie wir Ihre persönlichen Daten während Ihres Bewerbungsverfahrens behandeln und schützen.

Wir möchten Ihnen einen umfassenden Einblick geben:

  • Wie wir Ihre Bewerbungsdaten verarbeiten

  • Welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre persönlichen Informationen haben

  • Wie Sie Ihre Datenschutzrechte wahrnehmen können

Diese spezielle Erklärung ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung, zu finden unter: https://www.billie.io/datenschutz bzgl. Verarbeitung der Bewerberdaten.   

Wir legen großen Wert auf Transparenz und den Schutz Ihrer persönlichen Informationen. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

1. Verantwortliche Stelle 

Die verantwortliche Stelle für die hier beschriebenen Datenverarbeitungen ist die Billie GmbH, mit Sitz Am Postbahnhof 15, 10243 Berlin.

2. Kategorien der Daten und Verarbeitungszwecke

Um die geeigneten Bewerber auszuwählen und diese in Bezug auf die Geeignetheit für aktuelle und zukünftige offene Stellen bewerten zu können, erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

  • Kontaktdaten der Bewerber (z.B. Vor- und Nachname, Land, E-Mail, Telefonnummer).

  • Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Anschreiben inkl. Daten zur Ausbildung, beruflichen Entwicklung, Qualifikationen und Sprachkenntnisse).

  • Weitere Angaben aus unserem Bewerbungsformular (z.B. Gehaltswunsch, Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt (z.B. Informationen über das Arbeitsvisum), aktueller Wohnsitz, Umzugsbereitschaft).

  • Transkriptionen der Bewerbungsgespräche (soweit Sie die Einwilligung abgegeben haben).

  • Ggf. Kontaktdaten der Referenzpersonen, die Sie uns von Bewerbern mitgeteilt wurden.

Wir beziehen obige Daten über Sie entweder von Ihnen direkt (weil Sie sich aktiv auf eine Position beworben habe) oder falls wir aktiv nach Kandidaten suchen auch aus anderen öffentlichen Quellen, sofern die Daten eine Relevanz für Ihr berufliches Leben haben: beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. LinkedIn; Daten, die Sie öffentlich gemacht haben.

Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 b) und Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Suche und Auswahl der geeigneten Kandidaten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO.

3. Einwilligung in die Kontaktaufnahme bis zu einem Jahr

Mit der Abgabe Ihrer Bewerbung können Sie einwilligen, dass wir Ihre Bewerberdaten für die Dauer bis zu einem Jahr verarbeiten werden, um sie auf andere potentiell geeignete offene Stellen bei Billie hinzuweisen und Sie als einen möglichen Kandidaten zu kontaktieren. Diese Verarbeitung erfolgt auf Basis der Zustimmung des Bewerbers im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass es uns in diesem Fall erlaubt ist bis zu 6 Monate ab Ende des Bewerbungsverfahrens Ihre Daten aufzubewahren, da wir ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation des Bewerbungsverfahrens in Bezug auf das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) haben.

4. Datenempfänger

Zur Sicherstellung eines effektiven Bewerbungs- und Stellenbesetzungssystems sowie für unseren Talent-Pool nutzen wir die Software von Ashby, Inc., einem in den Vereinigten Staaten von Amerika ansässigen Anbieter (548 Market St PMP 397006. San Francisco, CA, USA). Die Nutzung von Ashby hat zur Folge, dass alle Informationen und personenbezogenen Daten, die von Bewerbern innerhalb des Bewerbungsprozesses an uns übermittelt werden, im Rahmen der Nutzung von Ashby Software verarbeitet und auf Servern von Ashby – auch in Drittstaaten – verarbeitet werden.

Über das zur Erbringung der Dienste für uns erforderliche Maß hinaus haben Ashby und Ashbys Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Bewerberdaten. Wir haben mit Ashby einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen sowie ausreichende Sicherheitsgarantien bzgl. Internationalen Datentransfer (Standard Contractual Clauses). 

5. Aufbewahrungsdauer 

Bei erfolgreichen Bewerbungen: die von den Bewerbern zur Verfügung gestellten Daten können im Fall einer erfolgreichen Bewerbung für die Dauer und Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet werden. Ihre persönlichen Informationen werden in unsere interne Mitarbeiterdokumentation (Bamboo HR) übernommen. Sie erhalten dann eine detaillierte Datenschutzerklärung, die speziell für Beschäftigte gilt und alle relevanten Aspekte der Datenverarbeitung während Ihres Arbeitsverhältnisses transparent darlegt.

Bei erfolglosen Bewerbungen: bei der Abgabe der Bewerbung können Sie uns eine Einwilligung, Ihre Daten für die Dauer von bis zu einem Jahr für die alternativen von uns ausgeschriebenen Stellenausschreibungen aufzubewahren, um Sie als einen möglichen Kandidaten zu kontaktieren. Ihre Einwilligung ist freiwillig und Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Sie für künftige Stellen nicht mehr berücksichtigen. Bitte beachten Sie, dass es uns in diesem Fall erlaubt ist bis zu 6 Monate ab Ende des Bewerbungsverfahrens Ihre Daten aufzubewahren, da wir ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation des Bewerbungsverfahrens in Bezug auf das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) haben.

6. Bewerbungsdatenverarbeitung mittels KI-Technologie

Bei Einsatz von Ashby nutzen wir die Funktion CV-Parsing. Dabei handelt es sich um eine Funktionalität, die bewerbungsrelevante Daten automatisch aus einem von Ihnen hochgeladenen Lebenslauf erfasst und verarbeitet (z.B. in die vorstrukturierten Datenfelder überträgt). Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) und Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

7. Zuverlässigkeitsprüfungen 

Zum Zwecke der Erfüllung der geldwäscherechtlichen Vorschriften (§ 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG) führen wir bei den Kandidaten, mit welchen wir den Arbeitsvertrag abschließen möchten, Vorabprüfungen durch. Im Konkreten überprüfen wir, ob Kandidaten nicht auf Sanktionslisten stehen, politisch exponierte Personen sind und ob nicht über sie negative Medienberichte vorliegen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang ist Art. 6 Abs. 1 b) und Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

 8. Datenverarbeitung und -speicherung nach erfolgreichem Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Die Daten erfolgreicher Bewerber speichern und verarbeiten wir in einer elektronischen Personalakte, für die wir die Software von Bamboo HR LLC, 335 South 560 West, Lindon, UT 84042-1911, USA, www.bamboohr.com, („BambooHR“) nutzen. BambooHR verarbeitet die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und sorgt hierbei für Speicherung und Management der Mitarbeiter in seiner Software. Hierbei bleiben wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und sind als solcher berechtigt, BambooHR Anweisungen zu erteilen.

Die Nutzung von BambooHR hat zur Folge, dass alle Informationen und personenbezogenen Daten von erfolgreichen Bewerbern im Rahmen der Nutzung von BambooHRs Software verarbeitet und auf Servern von BambooHR – auch in Drittstaaten – gespeichert werden.

Über das zur Erbringung der Dienste für uns erforderliche Maß hinaus haben BambooHR und BambooHRs Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Bewerberdaten. Wir haben mit BambooHR einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen sowie ausreichende Sicherheitsgarantien bzgl. des internationalen Datentransfers (Standard Contractual Clauses). 

Die Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer, die für die Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang ist Art. 6 Abs. 1 b) und Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

9. Betroffenenrechte 

Möchten Sie Ihre Betroffenenrechte ausüben, nehmen Sie Kontakt mit uns auf: Billie GmbH, Am Postbahnhof 15, 10243 Berlin, E-Mail: datenschutz@billie.io.  

Ihnen stehen folgende Betroffenenrechte zu:

  • Recht auf Auskunft

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie wissen möchten, welche Informationen wir über Sie gespeichert haben.  

  • Recht auf Berichtigung oder Löschung

Sie können Ihre personenbezogenen Daten berichtigen oder unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, z.B. wenn Sie Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Daten haben.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit

Auf Wunsch stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem übersichtlichen, gängigen Format zur Verfügung.

  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung 

Sie können der Datenverarbeitung auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen widersprechen.

Zusätzlich haben Sie jederzeit das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

II. Weitere Kandidateninformationen

1. Reisekosten

Sollten ein Bewerber für Bewerbungsgespräche bei der Billie GmbH von außerhalb Berlins anreisen müssen, muss der Bewerber uns im Vorfeld darüber informieren. Die An- und Abreise wird dann über einen Drittdienstleister im Auftrag von uns und in Absprache mit dem Bewerber koordiniert.

Sollte der Bewerber mit dem Auto anreisen, werden standardmäßig 0,30EUR pro Kilometer erstattet. Verpflegungskosten werden i.H.v. 24 EUR pro Tag erstattet, sollte eine Übernachtung nötig sein. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.

Es werden nur Kosten erstattet, die durch Originalbelege nachgewiesen werden. Grundsätzlich gilt für alle Leistungen, dass der Nettobetrag, der Mehrwertsteuerbetrag/-satz, sowie der Bruttobetrag ausgewiesen sein müssen.

Unabgesprochene Reisekosten werden nicht übernommen.

2. Vielfalt und Chancengleichheit

Bei Billie ist uns Vielfalt und Chancengleichheit wichtig, um kreativ, innovationsstark und wandlungsfähig zu bleiben. Wir fördern darum eine integrative Kultur, in der sich Mitarbeiter unabhängig von Geschlecht, Herkunft und anderen demographischen Faktoren frei entfalten können.