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Digitales Debitorenmanagement für Ihr Unternehmen

Das Debitorenmanagement sowie die Debitorenbuchhaltung sind mittlerweile auch wichtige Bestandteile im Zahlungsverkehr von Online-Shops sowie im Bereich B2B. Zahlungen auf Ziel ermöglichen den Kauf von Produkten und deren Bezahlung zu einem späteren Zeitpunkt. Im Privatkundengeschäft sind Zahlungen auf Ziel bereits seit Jahren gängig. Im B2B sowie in Online-Shops findet diese Zahlungsmethode jedoch ebenfalls immer mehr Beachtung. Das Debitorenmanagement sorgt dafür, dass Zahlungsfristen transparent sind und das Unternehmen als Verkäufer die Zahlungen rechtzeitig einfordern kann. Das wiederum ist für die Liquidität wichtig. Heute gibt es bereits elektronische Methoden für das Debitorenmanagement. Lesen Sie hier mehr darüber!

Liquidität durch digitale (1)

Was ist Debitorenmanagement?

Bei einem sogenannten Kauf auf Ziel entsteht eine Forderung des Verkäufers (Kreditor) gegenüber dem Käufer (Debitor). Das Debitorenmanagement steuert den Prozess von der Forderungsentstehung bis hin zum erfolgten Zahlungseingang. Ein gutes Debitorenmanagement kann Liquiditätsengpässen, die durch säumige Zahler entstehen, zielführend entgegenwirken.  

Das Debitorenmanagement oder die Debitorenbuchhaltung können Unternehmen selbstständig durchführen oder extern durchführen lassen. Auch hierfür gibt es mittlerweile eine entsprechende Software sowie Plattformen, wie Billie. Bei Unternehmen, die relativ schnell wachsen, lohnt sich eine Auslagerung der Debitorenbuchhaltung. Hier fallen eine Menge Kundenaufträge an, die alle unterschiedliche Zahlungsziele aufweisen. Durch die Inanspruchnahme externer Debitorenbuchhalter oder einer Software kann sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Damit ist nicht nur mehr Effizienz verbunden, sondern auch die Liquidität steigt.

Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung

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Aufgabenbereiche des Debitorenmanagement

Die Debitorenbuchhaltung unterstützt und entlastet das Rechnungswesen in einem Unternehmen. Zu den wichtigsten Aufgaben im Debitoren Management und für die Debitorenbuchhalter gehören:

  • Rechnungen und Buchungen

Für jeden Kunden eröffnet das Debitoren Management ein eigenes Debitorenkonto. Die Rechnungen werden nach der Bestellung erstellt und auf dem Konto verbucht. Dafür weist man dem Debitor ein Zahlungsziel zu.

  • Kontrolle

Das Debitoren Management überwacht die Debitorenkonten und verbucht darauf alle erfolgten Zahlungseingänge. Die Debitorenbuchhalter erkennen zudem, ob ein Kunde die Forderungen innerhalb der gesetzten Frist beglichen hat oder noch nicht. Im letzten Fall können die Debitorenbuchhalter mit aktiven Maßnahmen einschreiten.

  • Gutschriften und Stornos

Kommt es zu Stornierungen, beschäftigt sich auch in diesem Fall das Debitoren Management und verbucht diese entsprechend. Das gilt auch für Gutschriften.

  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Zahlt ein Kunde nicht, wird der Debitorenbuchhalter oder die Debitorenbuchhalterin in der Folge ein Erinnerungsschreiben versenden. Auch dieses ist mit einer bestimmten Zahlungsfrist versehen. Zahlt der Kunde dann noch immer nicht, erfolgt die 1. Mahnung.

  • Übergabe der Forderung

Schließlich übergibt die Debitorenbuchhaltung die offene Forderung an ein Inkassobüro. Das Debitorenmanagement kann diese Forderung auch an das Inkassobüro verkaufen.

Um das Risiko von Zahlungsausfällen zu vermeiden, kann die Debitorenbuchhaltung auch präventive Maßnahmen setzen. Dazu gehört beispielsweise eine Bonitätsprüfung, die schon beim Bestellprozess beginnt. Für Kunden mit unterschiedlicher Bonität stehen dann auch verschiedene Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Abgrenzung zum Forderungsmanagement

Die Begriffe Forderungsmanagement und Debitorenmanagement werden im kaufmännischen Sprachgebrauch meist synonym verwendet. Das Debitorenmanagement tritt jedoch häufig als beratende Instanz auf. Es kann beim Verkauf Anweisungen an das Rechnungswesen erteilen, welche Zahlungsart für bestimmte Kunden empfehlenswert sind, um Zahlungsausfälle weitgehend zu vermeiden. Das Debitoren Management basiert hier in erster Linie auf der Bonitätsprüfung von Kunden. Vor allem in Online-Shops sollten mehrere Zahlungsvarianten zur Verfügung stehen. Kunden oder Unternehmen, die über eine schlechte Bonität verfügen, können zum Beispiel nur gegen Vorauskasse bestellen. Im B2C ist diese Methode bereits gängig. Viele Versandhäuser oder Online-Shops bieten diese Zahlungsart ihren Kunden an. Aber auch im B2B etabliert sich diese Variante immer mehr. Elektronische Systeme wie Billie Boost dienen in diesem Fall als wertvolle Hilfe für Online-Shops im B2B-Bereich.  

Welche Vorteile bietet das Debitorenmanagement?

Die Debitorenbuchhaltung unterstützt in erster Linie Handwerker, Klein- und Mittelbetriebe sowie Online-Shops zielführend. Großunternehmen haben ohnehin meist eine eigene Abteilung für die Debitorenbuchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung. Die Debitorenbuchhaltung erfolgt heute ebenfalls auf digitalem Weg. Aus diesem Grund gibt es mittlerweile auch Plattformen, die entsprechende Softwarelösungen anbieten. Gerade für den B2B-Bereich bietet hier Billie konforme Lösungen an. 

In erster Linie hat die Debitor Buchhaltung die Aufgabe, das interne Rechnungswesen eines Unternehmens zu unterstützen. Damit wird die Buchhaltung entlastet und kann sich auf andere wesentliche Aufgaben konzentrieren. Die Debitorenbuchhalter haben die Aufgabe, Forderungen transparent darzustellen und die Zahlungsfristen zu überwachen. Damit ist der Stand der offenen Forderungen jederzeit einsehbar. Zudem beschäftigen sich die Debitorenbuchhalter auch mit der Bonitätsprüfung

Zu den wesentlichen Vorteilen, die ein Debitorenmanagement mit sich bringt, zählen:

  • Der Erhalt der Liquidität

  • Mehr Freiheiten, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren

  • Entlastung des internen Rechnungswesens und der Human Resources

  • Senkung des Verwaltungsaufwandes und der Personalkosten

  • Größere Wertschöpfung

Eine effiziente Debitor Buchhaltung erhöht nicht nur die Liquidität, sondern senkt auch die Kosten für das Unternehmen langfristig.

Ein Beispiel für erfolgreiche Debitor Buchhaltung

Die ARD gibt beispielsweise regelmäßig ein Begleitheft für das Buffet-Magazin heraus. Dieses Heft kann man abonnieren. In der Inkassoabteilung des ARD verbuchen die Debitorenbuchhalter jeden Monat mehrere Tausend Rechnungen. Das elektronische Debitorenbuchhaltungssystem registriert dabei alle Zahlungseingänge und gibt gleichzeitig Aufschluss über demoskopische Faktoren der Abonnenten. Die Zahlungsbilanz ist daher durch diese Debitor Buchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung für die Verantwortlichen sehr transparent. 

Welche Vorteile bringt Billie?

Billie ist ein Unternehmen, das sich auf digitale Lösungen für B2B-Transaktionen, das Zahlungswesen und das Mahnwesen spezialisiert hat. In Deutschland hat das Unternehmen seinen Sitz in Berlin. Billie bietet sowohl elektronische Lösungen für diese Agenden im B2B-Bereich für Unternehmen an als auch für Online-Shops, welche ein digitales System im B2B-Bereich implementieren wollen. Die Ziele der Lösungen von Billie sind die Erhaltung der Liquidität von Unternehmen, die Gewährleistung automatisierter Prozesse im Zahlungssystem sowie die Schaffung fairer Zugänge zu verschiedenen Zahlungsmethoden. 

Mit Billie haben Sie ein Werkzeug zur Verfügung, welches Ihre Liquidität erhöht und Ihre Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung automatisiert und damit wesentlich vereinfacht. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, buchen Sie hier einen Termin oder melden Sie sich unter info@billie.io. Wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen zurück.

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