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Ihr Kunde zahlt nicht? So gehen Sie vor [+ Präventionsplan]

Wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde nicht zahlt, sollten Sie schnell handeln. Dieser Artikel verschafft Ihnen einen Überblick der verschiedenen Maßnahmen und praktische Tipps, um die Situation in Zukunft zu verhindern.

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Das finden Sie in diesem Artikel:

  • Ihr Kunde bezahlt die Rechnung nicht?

  • Ihre Rechte, wenn Ihr Kunde nicht zahlt

  • Ihre Möglichkeiten, wenn der Kunde nicht zahlt

  • Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Kunden

  • Senden Sie eine Zahlungserinnerung

  • Leiten Sie einen Mahnprozess ein

  • Leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein

Ihr Kunde bezahlt die Rechnung nicht?

Wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde die Rechnung nicht zahlt, sollten Sie keine Zeit verlieren und schnell handeln. In diesem Artikel finden Sie verschiedene Maßnahmen, um Ihre Zahlung zu erhalten.

Wann besteht Zahlungsverzug?

Zahlungsverzug besteht, wenn das auf der Rechnung vermerkte Fälligkeitsdatum überschritten ist und Ihr Schuldner die Rechnung nicht beglichen hat.

Das Risiko, wenn Ihr Kunde nicht zahlt?

Die größten Risiken, die von verzögerten Zahlungen ausgehen, sind Gewinnverlust und ein instabiler Cashflow, belegt eine Studie von EOS zu Europäischen Zahlungsgewohnheiten von 2019, European Payment Practices 2019.

Für 15 Prozent der befragten Unternehmen stellen Zahlungsverzüge und -ausfälle sogar ein existenzielles Risiko dar.

Infografik-zur-bedeutung-von-zahlungsausfaellen-fuer-unternehmen nach-einer-Studie-von-eos
Aus EOS Studie zu europäischen Zahlungsgewohnheiten 2019

Spätestens sobald Ihre Schuldnerin oder Ihr Schuldner in Zahlungsverzug gerät, sollten Sie also handeln. In diesem Fall haben Sie als Gläubigerin oder Gläubiger verschiedene Rechte und Handlungsmöglichkeiten.


Was bedeutet Schuldner/in und Gläubiger/in?

Kurz und knapp: Die oder der Schuldner/in schuldet der oder dem Gläubiger/in Geld. Wenn Sie diesen Artikel also lesen, eine Ihrer Rechnungen noch nicht bezahlt ist wurde, sind Sie Gläubiger/in und warten auf die Zahlung Ihres Schuldners.


Ihre Rechte, wenn Ihr Kunde nicht zahlt:

Ihre fällige Rechnung wurde nicht bezahlt?

Ihre Möglichkeiten, wenn Ihr Kunde nicht zahlt:

  1. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Kunden

  2. Senden Sie eine Zahlungserinnerung

  3. Leiten Sie einen Mahnprozess ein

  4. Leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein

  • Verkaufen Sie die überfällige Rechnung an ein Inkasso-Unternehmen

  • Erstatten Sie Strafanzeigen gegen Ihren Schuldner

  • Beauftragen Sie einen spezialisierten Anwalt

1. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Kunden

Möglicherweise hat Ihre Kundin oder Ihr Kunde die Rechnung einfach vergessen. Ein kurzes Telefonat zur Zahlungserinnerung kann dann schon ausreichen und zum Zahlungseingang führen.

Als erster Schritt ist ein kurzer Anruf oder auch eine E-Mail auf jeden Fall zu empfehlen – schließlich ist eine gute Geschäftsbeziehung viel Wert und sollte gewahrt werden.

2. Senden Sie eine Zahlungserinnerung

Sollten Sie Ihre Kundin oder Ihren Kunden telefonisch nicht erreicht haben oder auch nach einer Woche immer noch keine Zahlung erhalten haben, schicken Sie eine schriftliche freundliche Zahlungserinnerung.

Im Wortlaut können Sie sich am Folgenden orientieren:

“…leider konnten wir noch keinen vollständigen Zahlungseingang zu Ihrer Rechnung Nr. XXXX feststellen. Im hektischen Geschäftsleben kann schnell etwas untergehen. Sicher haben Sie nur vergessen, den Betrag zum xx.xx.xxxx zu überweisen.”

3. Leiten Sie einen Mahnprozess ein

Wenn auch die schriftliche Zahlungserinnerung nicht zielführend war und Ihre Lundin oder Ihr Kunde die Rechnung immer noch nicht bezahlt hat, sollten Sie einen Mahnprozess einleiten.

So leiten Sie ein Mahnwesen ein

In der Regel versenden Sie nach einer schriftlichen Zahlungserinnerung bis zu zwei Mahnungen, bevor Sie zu anderen Maßnahmen greifen. Dazu gibt es jedoch keine gesetzliche Regelung – Sie sind also nicht dazu verpflichtet.

Das Mahnverfahren besteht in der Regel aus mindestens:

  • Einer schriftlichen Zahlungserinnerung

  • Der ersten Mahnung

  • Der zweiten Mahnung

  • Einem Übergabe-Schreiben an ein Inkasso-Unternehmen.

Hier finden Sie vier kostenlose Mahnschreiben-Vorlagen zum Herunterladen.

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Ablauf Mahnwesen

4. Leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein

Sie haben bereits mehrere Mahnungen verschickt, doch Ihre Kundin oder Ihr Kunde zahlt einfach nicht? Spätestens jetzt wird es wirklich belastend. Jetzt können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Das Gute am gerichtlichen Mahnverfahren ist, dass es relativ schnell und relativ günstig (im Vergleich zur Klage) ist. Außerdem verzögern Sie damit die Verjährung Ihrer Ansprüche.

Den dazu notwendigen Mahnbescheid können Sie hier online beantragen.

4.1 Verkaufen Sie die überfällige Rechnung an ein Inkasso-Unternehmen

Sie können Ihre offene und fällige Forderung auch an ein Inkasso-Unternehmen verkaufen. Inkasso-Unternehmen kaufen fällige Forderungen ein und treiben das Geld dann selbst ein.

Somit haben Sie nach dem Verkauf nichts mehr mit der Zahlung zu tun.

Es ist für Sie jedoch wesentlich günstiger und weniger zeitaufwändig, Ihre Rechnungen direkt nach der Ausstellung – also noch vor Ablauf des Fälligkeitsdatums – an ein Factoring-Unternehmen wie Billie zu verkaufen.

4.2 Erstatten Sie Strafanzeige gegen Ihren Schuldner

Wenn es sich bei dem Sachverhalt um Betrug handelt, sollten Sie eine Strafanzeige gegen Ihre Schuldnerin oder Ihren Schuldner erstatten. 

Dies gilt wirklich nur für den Fall, dass es sich um einen Betrug handelt. Ansonsten laufen Sie Gefahr einer Gegenklage wegen Verleumdung.

4.3. Beauftragen Sie einen spezialisierten Anwalt

Ein Anwalt ist in der Regel eine recht kostspielige Maßnahme, bei der sie jedoch den bürokratischen und operativen Aufwand abgeben können. Sie sparen also viel Zeit. Wenn Sie zu viel Arbeitszeit mit Gerichtsschreiben und -verfahren verbringen, kann es sich lohnen, einen Anwalt zu beauftragen.

So schützen Sie sich vor nicht bezahlten Rechnungen

In Zukunft nicht zahlende Kunden vermeiden

Wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde nicht zahlt, ist das für Sie und Ihr Geschäft sehr schädlich. Gegebenenfalls kommen Sie in finanzielle Engpässe und es kann schwierig werden, die nötigen Vorleistungen für neue Projekte zu finanzieren. Im Extremfall können Sie gar Ihre Angestellten nicht zahlen. 

Soweit sollte es nicht kommen. Denn Ihr Geschäft sollte nicht von den Zahlungsgewohnheiten Ihrer Kunden abhängen.

Außerdem sind Mahnverfahren und Gerichtsverfahren eine große Belastung für die Geschäftsbeziehungen. 

Schauen Sie sich weitere hilfreiche Anleitungen und Tipps rund um Ihr Business an

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