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Mahnungen schreiben leicht gemacht [inkl. Profi-Vorlagen]

Sie wollen (oder müssen) eine Mahnung an einen Geschäftskunden schreiben? Das ist kein schöner Anlass, denn es bedeutet, dass einer Ihrer Kunden nicht pünktlich zahlt. Um so besser jedoch, dass Sie hier sind. Wir greifen Ihnen in diesem müßigen Prozess unter die Arme und erläutern Ihnen Schritt für Schritt das Einmaleins des Mahnwesens. 

Inklusive Mahnschreiben-Vorlagen zum herunterladen.

12. November 2020
Zoe Schirren - Content Manager
Bild: Kyle Glenn

Das finden Sie in diesem Artikel:

  • Definition Mahnung

  • Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?

  • Wann sollten Sie eine Mahnung schreiben?

  • Müssen Sie überhaupt eine Mahnung schreiben?

  • Fälligkeit, Mahngebühren und Zinsen

  • Aufbau: Mahnwesen

  • Aufbau: Mahnschreiben

  • Mahnschreiben-Vorlage

Hier bekommen Sie sofort Ihre Mahnschreiben-Vorlagen.

Definition Mahnung

Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung zur Zahlung einer über das Zahlungsziel hinaus unbeglichenen Rechnung, durch die der Schuldner rechtlch in Verzug gerät.

Der Bundesgerichtshof definierte den Begriff Mahnung in einem Urteil wie folgt:

“[A]ls verzugsbegründende Mahnung genügt […] jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt[.]”

Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?

In der Regel geht einer Mahnung eine Zahlungserinnerung voraus. In der Zahlungserinnerung weist der Gläubiger (also Sie, die Sie auf Ihr Geld warten) den Schuldner (Ihren in Zahlungsverzug gekommenen Kunden) freundlich auf die versäumte Zahlung hin. Dieser gerät dadurch rechtlich jedoch noch nicht in Verzug.

Wann sollten Sie eine Mahnung schreiben?

Eine Mahnung schreiben Sie, wenn Ihr Kunde in Zahlungsverzug gekommen ist. Also wenn der Kunde das Zahlungsziel einer offenen Rechnung überschritten hat (dabei ist es elementar, dass Sie auf Ihren Rechnungen das Zahlungsziel immer anmerken.).

Seitens Ihrer Kunden kann es für einen Zahlungsverzug verschiedene Gründe geben. Nicht immer steckt eine böse Absicht dahinter. Es kann sein, dass die Rechnung in der Post verloren gegangen und nie angekommen ist. Es kann sein, dass die Zahlung in Vergessenheit geraten ist. Möglicherweise hat Ihr Kunde Liquiditätsschwierigkeiten und kann momentan nicht zahlen. Nur im Ausnahmefall handelt es sich um Betrug.

Doch für Sie sind verspätete Zahlungen natürlich ein Problem. Gerade kleine und mittlere Unternehmen werden durch Liquiditätsengpässe in Ihrer Entwicklung stark zurückhalten und teilweise sogar in ihrer Existenz bedroht. Eine Studie von EOS Solutions zu europäischen Zahlungsgewohnheiten aus dem Jahr 2019 zeigt, was die größten Herausforderungen durch Zahlungsausfälle für Unternehmen sind. In Anbetracht dieser Risiken sollten Sie bei überschrittenen Zahlungszielen auf jeden Fall Mahnungen schreiben.

Studie zu europäischen Zahlungsgewohnheiten 2019 von EOS Solutions

Müssen Sie eine Mahnung schreiben?

Nein. Sie sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, eine Mahnung zu schreiben, wenn das Zahlungsziel auf der Rechnung eindeutig ausgewiesen war, Ihr Schuldner somit über die Fälligkeit der Forderung informiert ist und dieser trotzdem nicht nachkommt. Sie können in diesem Fall auch sofort auf Zahlung des Kaufpreises klagen.

In den meisten Fällen geht einer solchen Klage jedoch ein Mahnwesen voraus. Schließlich kann es passieren, dass eine Rechnung verloren gegangen ist oder ähnliches, und hinter dem überzogenen Zahlungsziel gar keine böse Absicht steckt. Ein Mahnwesen ist dann das kürzere und weniger aufwändige Verfahren, das Problem zu lösen und die Zahlung zu erhalten. 

Zusätzlich sind Sie aller Wahrscheinlichkeit nach daran interessiert, ein gutes Verhältnis zu Ihren Kunden zu erhalten und potentiell Folgeaufträge zu akquirieren. Dafür empfiehlt es sich, eine Klage erst als letzten Schritt einzuleiten, wenn das Mahnwesen nichts gebracht hat.

Fälligkeit, Mahngebühren und Zinsen

Wenn Ihr Kunde in Zahlungsverzug gerät und Sie daraufhin eine Mahnung schreiben, haben Sie auch das Recht, eine Gebühr für diese Mahnungen einzufordern. Wie hoch diese sein darf, ist in Deutschland gesetzlich nicht genau festgelegt. Sie dürfen jedoch nur die Kosten der Mahnung selbst decken, also Papier, Druck und Versand. Damit liegt die Mahngebühr in der Regel zwischen ein und vier Euro. Sogenannte generelle Kosten wie Personalkosten oder Strom dürfen in der Mahngebühr nicht enthalten sein.

Mahngebühren dürfen Sie ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung einfordern. Die Fälligkeit ist das Zahlungsziel der Rechnung.

Als Gläubiger können Sie bei Verzug der Zahlung Zinsen gegen den Schuldner erheben – und zwar ab dem ersten Verzugstag. Der zulässige Zinssatz ist gesetzlich festgelegt und beläuft sich bei für Unternehmen auf fünf Prozent per annum. Einzelheiten der rechtlichen Grundlage zu Verzugszinsen, finden Sie unter § 288 im Bürgerlichen Gesetzbuch

Bild: Luis Villasmil

Aufbau des Mahnwesens

Die Fristen und die Anzahl der Schritte im Mahnwesen sind gesetzlich nicht festgelegt. Es hat sich unter Unternehmen jedoch ein dreistufiges Mahnverfahren etabliert. Diese drei Stufen sind: Zahlungserinnerung, erste Mahnung und zweite Mahnung. Nach einer unbeglichenen dritten Mahnung wird der Fall in der Regel an ein Inkassobüro übergeben.

Das typische dreistufige Mahnverfahren im Detail:

Zahlungserinnerung

Wenn Ihr Kunde das vereinbarte Zahlungsziel überschritten hat, senden Sie zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung. Möglicherweise ist die Zahlung einfach in Vergessenheit geraten. Mit der Zahlungserinnerung weisen Sie den Schuldner also nur darauf hin, dass die Forderung noch zu begleichen ist. 

Sollte ihr Kunde nach Zahlungserinnerung immer noch nicht zahlen, hat das keine rechtlichen Konsequenzen.

Erste Mahnung

Zahlt Ihr Kunde trotz Zahlungserinnerung immer noch nicht, ist es Zeit, die erste Mahnung zu verschicken. Mit dieser Mahnung fordern Sie vom Schuldner Mahngebühren ein. Außerdem beginnt mit dieser Mahnung der Verzugszins, der oben im Text bereits thematisiert wurde.

Zweite Mahnung

Wenn Ihr Kunde auch das Zahlungsziel der ersten Mahnung nicht eingehalten hat, folgt die zweite Mahnung. Das Zahlungsziel auf dieser zweiten Mahnung können Sie ruhig kürzer setzen als in der ersten – schließlich hängt Ihre Liquidität davon ab und somit das Wohlergehen Ihres Unternehmens. Ansonsten ist die zweite Mahnung genauso aufgebaut wie die erste.

Gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso

Wenn die Forderung auch nach der zweiten Mahnung noch nicht beglichen ist, ergibt es Sinn, den Fall an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Inkassounternehmen oder auch Inkassobüros sind Firmen, die Gläubiger dabei unterstützen, versäumte Zahlungen zu erhalten.

Wenn all das keinen Effekt zeigt, sollten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Theoretisch können Sie dies auch schon früher einleiten, es ist jedoch üblich einem gerichtlichen Mahnverfahren mindestens zwei Mahnungen vorauszuschicken. Um das gerichtliche Mahnverfahren einleiten zu können, müssen Sie mindestens eine Mahnung geschrieben haben, deren Zahlungsziel nicht eingehalten wurde oder aber das initiale Zahlungsziel wurde um mindestens 30 Tage überschritten. Im Detail finden Sie die Voraussetzungen für ein gerichtliches Mahnverfahren hier.

Mahnwesen-Aufbau

Aufbau eines professionellen Mahnschreibens

Damit eine Mahnung rechtsgültig ist, müssen einige Bausteine unbedingt enthalten sein – ganz ähnlich wie bei einer Rechnung.

Diese Dinge dürfen in Ihrer Mahnung nicht fehlen:

  • deutlicher “Mahnung”-Vermerk

  • Rechnungsnummer und Summe der ursprünglichen Rechnung

  • Forderungsgrund

  • Mahngebühren

  • Verzugszinsen

  • Zahlungsziel

  • Name, Anschrift und Firma des Schuldners 

  • Name, Anschrift und Firma des Gläubigers

  • Bankverbindung des Gläubigers

Mahnschreiben-Vorlage

Um Ihnen das Leben – oder wenigstens das Mahnwesen – etwas leichter zu machen, haben wir professionelle Muster-Mahnschreiben für Sie vorbereitet. 

HIER MAHNSCHREIBEN-VORLAGEN HERUNTERLADEN

Sie können diese Vorlagen bequem herunterladen und speichern. Die PDF-Dateien können Sie dann digital personalisieren und die fertigen Mahnungen an Ihre Schuldner senden.

Alternative: Mahnwesen auslagern

Natürlich liegt es bei Ihnen, ob Sie sich um Ihr Mahnwesen überhaupt selbst kümmern möchten oder diese Aufgabe lieber abgeben. Damit sparen Sie sich jede Menge Zeit und Mühe, die Sie stattdessen in andere Dinge investieren können.

Eine Möglichkeit, das Mahnwesen auszulagern, ist das so genannte Factoring. Dabei verkaufen Sie Ihre offenen Forderungen an einen Factoringanbieter und werden (gegen eine Gebühr zwischen ein und drei Prozent) direkt ausgezahlt. Das Mahnwesen übernimmt der Factorer – bei Billie zum Beispiel vollständig vertraulich, in Ihrem Namen, so dass der Kunde nichts von der Abtretung bemerkt. Auf Wunsch können Sie sich außerdem vollständig gegen einen Zahlungsausfall absichern, so dass Sie den Betrag direkt nach Abtreten der Rechnung sicher haben. Mehr zum Thema Factoring lesen Sie hier


Sie möchten mehr zum Thema Factoring erfahren? 

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